Multas por no llevar el registro de jornada: cuánto te puede costar

Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 entró en vigor, no llevar el registro de jornada no es solo un incumplimiento legal: es una infracción que puede conllevar una sanción económica significativa. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) tiene plenas competencias para requerir el registro en cualquier momento y, si no está en orden, iniciar un expediente sancionador.

En este artículo te explicamos cuánto son las multas, cómo se calculan, qué puede pedir la Inspección y qué situaciones se consideran infracción aunque tengas algún tipo de registro.

¿Cuánto es la multa por no llevar el registro de jornada?

No disponer de un registro de jornada —o tenerlo incompleto— está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las infracciones graves tienen una horquilla de sanción de 751 € a 7.500 €.

A modo de referencia, el esquema general de sanciones laborales en España es:

Infracciones leves: 70 € a 750 €
Infracciones graves: 751 € a 7.500 € ← registro de jornada
Infracciones muy graves: 7.501 € a 225.018 €

El importe exacto dentro de ese rango depende de varios factores agravantes y atenuantes que analizamos a continuación.

¿Qué factores determinan el importe concreto de la sanción?

La Inspección de Trabajo no aplica siempre el mismo importe. A la hora de graduar la sanción, se tienen en cuenta:

Número de trabajadores afectados: no es lo mismo una empresa con 2 empleados que con 20. A más trabajadores sin registro, mayor sanción.
Grado de negligencia o intencionalidad: si la empresa conocía la obligación y la incumplió deliberadamente, la sanción tiende al tramo alto.
Antecedentes de la empresa: si ya ha sido sancionada por el mismo motivo en los últimos tres años, la reincidencia agrava la multa.
Perjuicio causado a los trabajadores: si la ausencia de registro ha permitido encubrir horas extraordinarias no pagadas, por ejemplo, el impacto sobre los trabajadores es un factor agravante.

¿Qué puede pedir la Inspección de Trabajo?

Los inspectores e inspectoras de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tienen amplias facultades de actuación:

Personarse en el centro de trabajo sin previo aviso y solicitar el registro de jornada de forma inmediata.
Requerir los registros de los últimos cuatro años (el plazo mínimo de conservación que establece la ley).
Entrevistar a trabajadores para contrastar si los registros coinciden con la jornada real.
Extender acta de infracción si el registro no existe, está incompleto o presenta irregularidades.

Además, los propios trabajadores y sus representantes legales (delegados de personal, comité de empresa) tienen derecho a consultar los registros en cualquier momento. Negarles el acceso es en sí mismo una infracción.

¿Qué situaciones se consideran infracción aunque tengas algún registro?

Un error común es pensar que basta con tener «algo» por escrito para estar cubierto. En realidad, la inspección puede sancionar si:

El registro no recoge la hora exacta de entrada y salida. Registrar solo las horas totales diarias sin especificar el inicio y el fin no cumple con lo exigido por el artículo 34.9 ET.
Hay días sin registrar. El registro debe ser diario y completo. Días en blanco son días sin cumplir.
Las correcciones no tienen trazabilidad. Modificar o borrar entradas sin dejar constancia del cambio y su motivo puede considerarse falsificación del registro.
El registro no está disponible de forma inmediata. Si la Inspección lo solicita y no puedes entregarlo en el momento, supone una obstrucción a la labor inspectora.
Los trabajadores no tienen acceso. La empresa está obligada a garantizar que cada trabajador puede consultar su propio registro.

¿Pueden los propios empleados denunciar a la empresa?

Sí. Cualquier trabajador puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo si considera que su empresa no cumple con la obligación de registro de jornada. La denuncia es confidencial: la Inspección no puede revelar al empleador la identidad del denunciante.

Esta posibilidad es especialmente relevante en situaciones de conflicto laboral: un despido, una reclamación de horas extras o una baja médica pueden motivar que el trabajador revise si la empresa cumple todos sus obligaciones legales.

¿Qué pasa en caso de litigio laboral?

Más allá de la multa administrativa, la ausencia de registro de jornada puede perjudicar a la empresa en un juicio laboral. Si un trabajador reclama horas extraordinarias no pagadas y la empresa no puede acreditar la jornada real, los tribunales tienden a dar credibilidad al empleado. El empresario que no lleva el registro pierde la principal herramienta para demostrar que las horas extra que se reclaman no se realizaron.

Cómo evitar una sanción de la Inspección de Trabajo

La única manera de evitar una sanción es cumplir con la obligación de forma correcta desde el primer día. Esto implica:

Registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada empleado.
Organizar los registros por mes y conservarlos durante cuatro años.
Garantizar que los trabajadores tienen acceso a sus propios registros.
Gestionar las correcciones con trazabilidad: conservar el registro original y dejar constancia del motivo del cambio.
Usar un sistema que permita exportar el registro en un formato presentable ante la Inspección (un PDF bien organizado, no hojas sueltas).

Un sistema de fichaje digital cumple todas estas condiciones de forma automática. No requiere que el empresario ni los empleados hagan nada especial: el registro se genera solo con cada fichaje.